फाइलों का संचालन करना- एम.एस. एक्सेल में फाइलों के संचालन में फाइलों को खोलना, फाइलें बनाना, फाइलों को सुरक्षित करना, उसका नाम बदलना एवं बन्द करना आता है।
(A) नई फाइल/वर्कबुक बनाना-
नयी फाइल या वर्कबुक बनाने के लिये कोई एक विधि का प्रयोग करें.
• File मैन्यू से New का चयन करे। या Ctrl+N दबायें। या स्टैन्डर्ड टूलबार से न्यू बटन को क्लिक करें।
• न्यू डायलॉग बॉक्स में वर्कबुक पर क्लिक करें।
• OK बटन का चयन करें।
(B) फाइल या वर्कबुक खोलना-
फाइल या वर्कबुक खोलने के लिये.
- फाइल मैन्यू से ओपन का चयन करें।
या, Ctrl + 0 दबायें और इच्छित फाइल का चयन करें। या, स्टैन्डर्ड टूलबार से ओवन बटन पर क्लिक करें और इच्छित फाइल को चुनें।
- Look in उस ड्राइव तथा फोल्डर का चयन करें जिसमें फाइल संगृहीत है।
- इच्छित फाइल के नाम पर क्लिक करें।
- Open बटन पर क्लिक करे।
(C) फाइल या वर्कबुक सुरक्षित करना-
फाइल या वर्कबुक सुरक्षित करने के लिये
- File मैन्यू से Save पर क्लिक करें। या Ctrl+S दबायें। या स्टैन्डर्ड टूलबार से सेब बटन को क्लिक करें.
- Save As डायलॉग बॉक्स में Save in से उस ड्राइव तथा फोल्डर का चयन करें जिसमें फाइल को संगृहीत करना है.
- फाइल का इच्छित नाम टाइप करें.
- OK बटन दबायें। Save As.
फाइलों की प्रतिलिपि बनाने के पद लिखिये।
- फाइल को क्लिक करें तथा Open का चयन करें या, Ctrl+0 की-बोर्ड से एक साथ दबायें। या फिर ओपन बटन को स्टैन्डर्ड टूलबार से क्लिक करें।
- Look in बॉक्स में, उस ड्राइव या फोल्डर को क्लिक करें, जिससे फाइल को कॉपी करना है।
- जिस फाइल को कॉपी करना है उसका दायाँ क्लिक करें तथा शॉट-कट मैन्यू से कॉपी का चयन करें।
- इसके बाद, Look in बॉक्स में उस ड्राइव या फोल्डर को क्लिक करें जिसमें कॉपी किये गये फाइल को पेस्ट करना है।
- फोल्डर लिस्ट में दायाँ क्लिक करें तथा शॉट-कट मैन्यू से Paste को क्लिक करें।
अब फाइल को एक और विधि से भी कॉपी कर सकते हैं। इसके लिये निम्न पदों का अनुसरण करें-
- आप फाइल को खोले जिसका प्रतिलिपि बनाना है।
- File मैन्यू से Save As का चुनाव करें या Ctrl+A की-बोर्ड से दबायें।
- File name में डॉक्यूमेन्ट का नया नाम टाइप करें।
- Save बटन पर क्लिक करें या एन्टर की दबायें।
फाइल के नाम किस प्रकार बदले जाते हैं?
फाइल के नाम को बदलना- फाइल के नाम को बदलने के लिये ऐसा करें.
- फाइल को क्लिक करें तथा Open का चयन करें। या Ctrl+O की-बोर्ड से एक साथ दबायें। या फिर Open बटन को स्टैन्डर्ड टूलबार से क्लिक करें।
- Look in बॉक्स में उस ड्राइव या फोल्डर को क्लिक करें जिसमें वह फाइल है जिसका नाम बदलना है।
- उस फाइल पर दायां क्लिक करें जिसका नाम बदलना है।
- शॉट-कट मेन्यू से Rename को चुनें।
- इच्छित नाम टाइप करें।